Как сделать таблицу в Excel: пошаговая инструкция для чайников

Создание таблицы по шаблону

Преимущество использования шаблонов Excel состоит в том, чтобы свести к минимуму рутинную работу. Вам не нужно тратить время на создание таблицы и заполнение ячеек заголовков строк и столбцов. Все уже сделано за вас. Многие модели разработаны профессиональными дизайнерами, то есть стол будет выглядеть красиво и элегантно. Ваша задача — просто заполнить пустые ячейки — ввести в них текст или числа.

База данных Excel имеет макеты для разных целей: для бизнеса, бухгалтерского учета, уборки (например, списков покупок), планирования, бухгалтерского учета, составления расписаний, организации исследований и т.д. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Как пользоваться готовыми макетами:

1. Запустите Excel. Откройте вкладку «Файл» в верхнем меню. Перейдите в раздел «Создать».
2. Выберите категорию, к которой относится будущая таблица.
3. Выберите подходящую модель левой кнопкой мыши.
4. Нажмите кнопку «Загрузить» на правой панели.
5. Откроется новый файл Excel с выбранным шаблоном. Заполните поля. Чтобы ввести текст в ячейку, выделите ее левой кнопкой мыши и начните вводить текст на клавиатуре.
6. При необходимости измените размер и тип шрифта, цвет текста и цвет ячеек. Все инструменты форматирования находятся на вкладке «Главная».

Как уменьшить (сжать) большую таблицу для печати на одном листе формата А4

Вписать лист в одну страницу

Если таблица немного выступает на втором листе, вы можете использовать параметр «По размеру одной страницы». Для огромных вариантов этот метод не сработает. Чтобы использовать настройку, выполните несколько простых шагов.

1. В главном меню вверху программы Excel выберите «Файл».
2. Затем выберите слово «Печать».
3. Найдите раздел «Настройки» ниже».
4. Самый последний список содержит то, что нам нужно.
5. Откройте и выберите.
6. Excel автоматически поместит все данные на один лист.
7. Обратите внимание, что есть два других способа уменьшить размер: подогнать только столбцы или строки.

Изменение полей

При стандартных настройках размеров полей они занимают много места, которое можно освободить под размер таблицы. Чтобы изменить индикаторы этого параметра, выполните следующие действия:

1. На главной панели инструментов перейдите на вкладку «Макет страницы».
2. Щелкните значок (выделен на изображении ниже).
3. Перейдите во вкладку «Поля».
4. Введите меньшие или даже нулевые значения.

Страничный режим

Это поможет вам оценить и «увидеть» реальные границы области печати. Перемещая синие пунктирные линии, вы можете уменьшить вывод на принтер. Сделай это:

1. Активировать страничный режим. Для этого есть два варианта активации опции.
2. Через вкладку «Просмотр» или в нижней правой панели. Смотрите рисунок для более подробной информации.
3. Теперь, перемещая мышь вторую слева направо синюю пунктирную линию к жирной, вы уменьшите размер документа до двух страниц.

Ориентация листа

• Включите режим страницы, чтобы узнать, насколько таблица не помещается во фрейм страницы. Его можно активировать двумя способами: через главное меню на вкладке «Просмотр» или в строке состояния и кнопку «Разметка». Ниже на скриншоте их расположение указано более точно.
• Теперь мы пытаемся изменить ориентацию листа, чтобы попытаться уместить стол без дополнительных манипуляций. Это можно сделать во вкладке «Макет страницы» главного меню. Выбираем пункт «Ориентация», а внутри «Книга» или «Пейзаж». После каждого раунда мы наблюдаем, как стол в этом случае «ведет себя.

Изменение размеров ячеек

Вы можете изменить его по вертикали и горизонтали. Все зависит от конкретной ситуации. Чтобы проделать такие манипуляции вам нужно.

1. Выберите столбец или строку, щелкнув левой кнопкой мыши число или букву.
2. Нажмите и удерживайте левую кнопку манипулятора на границе с соседней ячейкой и в этом состоянии двигайтесь в направлении уменьшения.

Также в качестве дополнительной опции будет полезна настройка через меню «Домой» и раздел «Ячейки». Вы можете вручную указать нужные значения или использовать автоматическую адаптацию.

Распечатываем две страницы документа Эксель на одном листе

Кстати, в Word есть аналогичная возможность распечатать документ в виде книги.

В основном задача состоит в том, чтобы распечатать документ Excel с обеих сторон. Первым делом нужно хорошо разместить стол на двух листах бумаги. Затем можно переходить к самой печати. Входим в пункт «Печать», выбираем один из вариантов двусторонней печати: с поворотом относительно короткого (влево, вправо) или длинного (вверх, вниз) края).

Расчет бонусов менеджерам

Помимо расчета заработной платы, мы делимся еще одной моделью, которая показывает, как ускорить процесс расчета бонусов. Например, у каждого менеджера есть процентная ставка, которая зависит от разной текучести. Просто поместите общую сумму продаж в таблицу, и бонусы будут рассчитаны сами по себе.

docs.google.com Helpexcel.pro Описание таблицы и инструкции для… Расчет бонуса (сделать копию)

Зарплатная ведомость

Часто возникают трудности с расчетом сборов и сравнением уже уплаченных сумм. Возможно, многим знакома ситуация, когда сотрудники получают авансы, иногда авансы и даже зарплату. Приходится потратить время на проверку, увеличивается вероятность ошибок.

Все эти трудности возникают из-за незнания разных формул. Взгляните на модель и убедитесь сами.

docs.google.com Таблица Helpexcel.pro Описание и инструкции для… Табель заработной платы (сделайте копию)

Учет небольшого склада

Многие компании сталкиваются с проблемой учета состояния. Это могут быть расходные материалы, оборудование или продаваемый товар. Все организовано банально и просто: на одном листе учтены квитанции, на другом — расходы, на третьем — сводные балансы.

Да, мы знаем, что существует множество фондовых программ. Но иногда они просто иррациональны или неудобны в использовании.

docs.google.com Helpexcel.pro Описание таблицы и инструкции по… Учету запасов (сделать копию)

Как напечатать пустую таблицу для заполнения с ячейками на всю страницу

• Включите макет страницы рабочего листа. Мы подробно рассказали, как это сделать, в пункте 2.3 этой статьи. И немедленно отключите его от сети.
• Область будет отмечена пунктирными линиями. Это края листов.
• Выделите мышью область листа.
• Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить контекстное меню.
• Выберите «Форматировать ячейки».
• В этом окне перейдите на вкладку «Границы» и отметьте значки «Снаружи» и «Внутри».

Печать части или выделенного фрагмента

• Выделите мышкой ту часть таблицы, которую хотите отправить на печать.
• Перейдите к настройкам печати Excel через меню или используйте комбинацию CTRL + P.
• В первом списке выберите пункт «Распечатать выбор».

Создание таблицы с нуля

Если ни один из шаблонов не подходит, у вас есть возможность создать таблицу самостоятельно. Я расскажу, как это сделать правильно, проведу вас через основные шаги: установка границ таблицы, заполнение ячеек, добавление строки «Итого» и автоматический подсчет данных в столбцах.

Рисуем обрамление таблицы

Работа в Excel начинается с выделения краев таблицы. Когда мы запускаем программу, перед нами открывается чистый лист. Содержит строки и столбцы с серыми линиями. Но это только ориентир. Наша задача построить каркас для будущего стола (прорисовать его края).

Есть два способа создать границу. Самый простой — выделить мышью нужную область на листе. Как это сделать:

1. Щелкните мышью по первой ячейке A1 и, не отпуская кнопку, переместите курсор в последнюю ячейку в правом нижнем углу. При перемещении курсора область будет подсвечиваться синим цветом.
2. Раскройте раскрывающийся список «Границы» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Выберите тип выделения: все края, только нижний, только верхний, левый или правый. Вы можете оставить таблицу без рамки или задать только внешние контуры.
4. На белом листе будущего стола появится черная рамка. Теперь вы можете приступить к его редактированию, введя информацию в ячейки.

Второй способ кадрировать таблицы — использовать одноименный инструмент в верхнем меню. Как это использовать:

1. Щелкните вкладку Вставка. Щелкните кнопку Таблица».
2. Вручную введите адрес начальной и конечной ячеек в соответствующее поле. Адрес ячейки — это комбинация буквы столбца и номера строки. Или выберите таблицу курсором мыши. Выбранная область обведена пунктирной линией.
3. При необходимости установите флажок «Таблица с заголовками».
4. Щелкните ОК. В результате появится таблица с синими ячейками и заголовками столбцов (если вы установили флажок).

Вы можете создать несколько таблиц на одном листе Excel и создать столько листов, сколько захотите, в одном документе. Вкладки с листами отображаются внизу программы.

Редактирование данных в ячейках

Чтобы ввести текст или числа в ячейку, выберите ее левой кнопкой мыши и начните вводить текст на клавиатуре. Информация из ячейки будет продублирована в поле выше.

Чтобы вставить текст в ячейку, скопируйте данные. Щелкните левой кнопкой мыши по полю, в которое вы хотите ввести информацию. Удерживайте клавиши Ctrl + V. Либо выберите ячейку правой кнопкой мыши. Появится меню. Нажмите кнопку с изображением листа в разделе «Параметры вставки».

Другой способ вставить текст — выбрать ячейку левой кнопкой мыши и нажать «Вставить» на верхней панели.

Используйте инструменты в верхнем меню (вкладка «Главная») для форматирования текста. Выберите тип и размер шрифта. Сделайте текст полужирным, курсивом или подчеркните, если хотите. Используя последние две кнопки в разделе «Шрифт», вы можете изменить цвет текста или ячейки.

Раздел «Выравнивание» содержит инструменты для изменения положения текста: выравнивание по левому, правому, верхнему или нижнему краю.

Если информация выходит за границы ячейки, выделите ее левой кнопкой мыши и нажмите на инструмент «Вернуть» (раздел «Выравнивание» на вкладке «Главная»).

Размер ячейки будет увеличиваться в зависимости от длины предложения.

Также существует ручной способ передачи данных. Для этого переместите курсор на линию между столбцами или строками и перетащите ее вправо или вниз. Ячейка увеличится в размерах, и все ее содержимое будет видно в таблице.

Если вы хотите ввести одни и те же данные в разные ячейки, скопируйте их из одного поля в другое. Как это сделать:

1. Выделите ячейку с уже введенными данными левой кнопкой мыши.
2. Переместите курсор в правый нижний угол ячейки. Появится более черный значок. Или нажмите кнопку «Копировать» на верхней панели (вкладка «Главная»).
3. Удерживая палец на мыши, перетащите данные в соседние ячейки. Они будут выделены пунктирной линией.
4. Отпустите кнопку мыши: данные из одной ячейки будут скопированы в другие.
5. При желании щелкните стрелку меню и выберите формат автозаполнения: копировать ячейки полностью, копировать только значения или только форматы (символьные параметры).

Чтобы быстро удалить текст из ячейки, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Очистить содержимое».

Добавление и удаление строк и столбцов

Чтобы добавить новую строку или столбец в подготовленную таблицу, щелкните ячейку правой кнопкой мыши. Выбранная ячейка будет ниже или справа от добавляемой строки или столбца. В меню выберите опцию «Вставить».

Укажите элемент для вставки: строку или столбец. Нажмите ОК».

Другая функция, доступная в том же окне, — добавить новую ячейку справа или внизу готовой таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши ячейку, которая находится в той же строке / строке, что и будущая.

Если у вас есть таблица с заголовками, порядок действий будет немного другим — выделите ячейку правой кнопкой мыши. Затем переместите курсор на кнопку «Вставить» и выберите объект вставки: левый столбец или строку выше.

Чтобы удалить ненужную ячейку, строку или столбец, щелкните любое поле в строке. Выберите в меню «Удалить» и укажите, что именно. Нажмите ОК».

Объединение ячеек

Если несколько соседних ячеек содержат одинаковые данные, вы можете объединить поля.

Вот как это сделать:

1. Выделите ячейки с таким же содержимым левой кнопкой мыши. Они будут выделены синим цветом.
2. Щелкните стрелку на кнопке «Объединить ячейки». Он находится в разделе «Выравнивание» вкладки «Главная».
3. Выберите действие: объединить и центрировать данные, объединить по строкам или объединить ячейки. В том же меню вы можете отменить слияние, если что-то пошло не так.

Читайте также: Ecosys M2035 Замена барабана в блоке DK-170