Как подписать документ pdf электронной подписью: пошаговая инструкция

Что требуется для подписания

Для цифровой подписи PDF-документа необходимо следующее.

Документ в pdf-формате

Сам документ в формате pdf. Это переносимый универсальный файл, содержащий визуальное представление исходного макета документа, независимо от программы, в которой он был создан. Проще говоря, фотография, изображение или скан.

Сертификат электронной подписи владельца

Это не просто изображение вашей подписи на бланке. Чаще всего его невозможно увидеть. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это эквивалент собственноручной подписи. Он используется физическими и юридическими лицами, которые хотят придать документу юридическую силу, заверив его ЭЦП.

Такая подпись является безопасной и надежной и отвечает требованиям стандарта ISO 27001 и правового стандарта eIDAS для простых электронных подписей.

Важно: Термин «электронная цифровая подпись» утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011.

Однако в соответствии с ГОСТ 34.10-2018 и в целях соблюдения терминологической преемственности установлено, что термины «электронная подпись», «цифровая подпись» и «электронная цифровая подпись» являются синонимами.

Сертификат электронной подписи содержит информацию о подписавшем лице. Это позволяет получателю данных узнать всю необходимую информацию о лице, подписавшем документ, в режиме онлайн.

Его необходимо приобрести в центре сертификации и подать заявление лично. Функция последнего: идентификация подписанта.

Сертификат состоит из двух ключей:

Закрытый ключ — с помощью которого создается подпись, хранится в секретеОткрытый ключ — с помощью которого противник проверяет подпись

Срок действия сертификата и другие его функции ограничены тарифным планом. Он выдается на один год и может быть продлен при необходимости.

Acrobat Reader, Adobe Acrobat

Для использования модуля на компьютере должна быть установлена одна из этих программ. А последующий процесс подписания зависит от типа установленного программного обеспечения. Более подробная информация описана ниже.

Профильное программное обеспечение

На компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение: CryptoPro PDF, CryptoARM, Foxit PDF Reader и другие. Его можно загрузить с веб-сайта производителя. Затем запустите установочный файл и следуйте инструкциям мастера установки.

Как только программа будет установлена, нажмите «Готово». Вам нужно перевести его в режим по умолчанию для подписания документов в формате pdf. Для этого:

• войдите в Adobe Reader, найдите «Правка», а затем «Настройки»;

• выберите «Подписи»;

• в разделе «Создание и форматирование» нажмите «Подробнее»;
• Откроется раздел «Настройки создания и форматирования». В разделе «Метод подписи по умолчанию» выберите «КриптоПро PDF» или «Спрашивать при подписании». Затем вы сможете выбрать настройки при создании каждой подписи;

• Нажмите «OK» в нижней части страницы.

Если вы вошли в систему с помощью Adobe Acrobat:

• В разделе «Инструменты» перейдите на вкладку «Формы и подписи» и выберите «Сертификаты»;

• Здесь выберите один из сертификатов:

Цифровая подпись. Может использоваться многократно для проверки разделов документа. Проверяет весь документ. Запрещает любые изменения. Применяется один раз. Может быть видимым или невидимым.

• Применяется один раз. Может быть видимым или невидимым;

• В новом окне нажмите «Перетащить прямоугольник для новой подписи»;
• Выполните шаг «Сохранить как аутентифицированный документ». Нажмите OK;

• Выберите сертификат в новом окне;
• Нажмите кнопку «Продолжить» в разделе «Подписание цифровым сертификатом»;
• следующим шагом будет нажатие кнопки «Подписать»;
• если откроется окно «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание» — нажмите на «Просмотр», а затем на «Подписать»;
• сохраняет документ с указанным именем и типом.

Появится уведомление о подписании.

Несколько минут свободного времени

Это время, необходимое для цифровой подписи документа. Поняв алгоритм, вы поймете, что подписание документов в формате pdf не требует много времени и усилий.

Какие бывают электронные подписи

ЭЦП — это «печать», которая позволяет идентифицировать ее владельца, а также убедиться в целостности подписанного документа. Виды ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Он предусматривает, что существует три вида подписей:

1. Равнина. Используется для подписания писем или спецификаций, подтверждается паролями, кодами и другими средствами, чаще всего используется в корпоративных системах EDI.
2. Усовершенствованный неквалифицированный. Получается путем криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет идентифицировать лицо, подписавшее документ, и факт внесения изменений после подписания.
3. Повышенная квалификация. Она аналогична неквалифицированной, но для ее проведения и верификации используются криптовалюты, сертифицированные ФСБ РФ. Такая электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.

Существует несколько способов подтверждения подлинности документа. Давайте рассмотрим наиболее распространенные из них.

Проверка (валидация) цифровой подписи

Проверка цифровой подписи помогает убедиться в том, что документ является оригинальным и не был изменен никем, кроме подписавшего его автора.

Для проверки цифровой подписи:

1. Откройте документ PDF в редакторе Master PDF Editor
2. Выберите подпись в документе. Это можно сделать одним из следующих способов:

• Нажмите кнопку Редактировать документ
  на панели инструментов, затем дважды щелкните область подписи
• Нажмите кнопку Ручной инструмент 
  на панели инструментов, а затем щелкните область надписи одним щелчком мыши
• Щелкните правой кнопкой мыши область надписи и выберите Свойства подписи.

Появится окно Свойства подписи.

Здесь вы можете увидеть, кто подписал документ, а также сведения об обосновании подписи и проверке подписи: действительна ли подпись или недействительна, или действительность подписи неизвестна.

• Unknown — сертификат подписи не является доверенным или родительский сертификат организации, выдавшей сертификат подписи, не является доверенным. Это означает, что подпись действительна и с момента ее создания в документ не было внесено никаких изменений, но действительность самой подписи неизвестна. В окне Свойства подписи отображается следующее сообщение:

• Valid — Сертификат подписи является доверенным, и его родительские сертификаты являются доверенными. Это означает, что содержание документа не было изменено после создания подписи. Действительная подпись отображается в окне «Свойства подписи» следующим образом:

• Недействительный — документ был изменен после подписи.

Как сделать сертификат доверенным

Для Windows и Mac OS X: необходимо добавить открытый ключ сертификата в системное хранилище сертификатов.

Для Linux: Вы должны добавить открытый ключ сертификата в диспетчер сертификатов.

Пошаговая инструкция подписи документов pdf в программе КриптоПро PDF

Переходим к подписанию документа в программе КриптоПро PDF по умолчанию.

С помощью программы Adobe Reader

1. войдите в Adobe Reader, перейдите в раздел «Дополнительные инструменты» и найдите пункт «Сертификаты»;
2. выберите необходимый тип ЭП;
3. выберите область для отображения (выделив и перетащив прямоугольник);
4. укажите необходимый сертификат в открывшемся списке;
5. нажмите кнопку OK;
6. откроется вкладка Цифровая подпись. Здесь вы можете проверить правильность сертификата. Вы можете настроить сертификат с нуля;
7. в следующем окне нажмите «Подписать»;
8. сохранить подписанный документ, указав имя и тип файла;
9. появится уведомление об успешном подписании;
10. нажмите OK, чтобы закрыть окно.

В программе Adobe Acrobat

Последовательность операций в обеих программах аналогична:

1. Откройте программу, перейдите в раздел «Дополнения» и найдите «Сертификаты»;
2. Выберите необходимый тип ЭП;
3. Выберите область для отображения (выделив и перетащив прямоугольник);

После завершения подписанный документ может быть отправлен по назначению. Подпись в открытом pdf-файле появится в виде текста: «Подписано цифровой подписью», с данными о подписавшем и датой, временем создания подписи.

Подписываем документ в программе «КриптоАРМ»

Если эта программа установлена, алгоритм подписания документа pdf выглядит следующим образом:

• вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши по документу;
• Найдите раздел CryptoARM, нажмите Sign;
• в окне приветствия нажмите «Далее»;
• выберите нужный файл или загрузите несколько документов для одновременной подписи;
• выберите соответствующий формат в разделе «Выход»;
• в окне «Параметры подписи» выберите тип подписи из двух

отделенный. Сделано на отдельном документе. Можно читать на любом компьютере; прилагается. Это часть определенного документа. Он будет отображаться, если на компьютере получателя установлено программное обеспечение;

• В окне «Выберите сертификат подписи» выберите необходимый сертификат;
• Нажмите на кнопку «Готово».

Появится информация о подписании документа.

Другие программы для подписывания PDF-файлов

1. Adobe® Acrobat®

Adobe® Acrobat® позволяет редактировать, заполнять, подписывать и обмениваться PDF-документами между различными платформами. Вы можете редактировать текст и изображения в документах PDF, экспортировать документы PDF в другие форматы, создавать и контролировать файлы PDF. Его функциональность позволяет подписывать PDF-файлы как рукописными, так и цифровыми подписями.

Adobe прекратила поддержку Acrobat XI в 2017 году. Это означает, что программное обеспечение больше не будет обновляться. Поэтому мы рекомендуем найти достойную альтернативу Adobe Acrobat.

2. Nitro Pro

Nitro Pro имеет встроенные функции для создания, редактирования и конвертирования PDF-файлов. Вы можете редактировать все типы PDF-документов, конвертировать их в другие форматы и наоборот. Кроме того, вы можете использовать цифровые подписи для защиты файлов PDF.

3. Foxit Reader

Используя интуитивно понятный интерфейс программы Foxit, вы можете не только просматривать документы PDF, но и конвертировать файлы в PDF и наоборот. Программа позволяет добавлять цифровые подписи к PDF-документам, чтобы сделать их более защищенными. Недостатком программы является то, что доступна только версия для Windows.

Как отправить файл

После подписания файл может быть отправлен другим пользователям. Для этого нажмите кнопку «Далее» на панели «Заполнить и подписать».

Отправка может осуществляться несколькими способами:

• ссылку на подписанный документ;
• копию файла в отдельном письме;
• с оригиналом документа (должен быть подписан).

Порядок действий зависит от выбранного способа отправки.

Отправка ссылкой на документ

Получателям отправляется ссылка с подписанной и заполненной копией PDF-файла, который нельзя редактировать. Копия с подписью Adobe Signature заверена. Чтобы отправить его, нажмите «Получить ссылку» и «Создать ссылку».

Ссылку можно отправить несколькими способами:

• нажмите «Копировать ссылку» и отправьте ее по электронной почте;
• нажмите «Прикрепить ссылку к электронной почте». В этом случае будет создано электронное письмо с используемого аккаунта электронной почты, а темой сообщения будет название документа.

Все, что нужно сделать пользователю, это добавить адреса получателей и нажать кнопку «Отправить».

Отправка копии в отдельном сообщении

Копия документа, доступная только для чтения, отправляется только по электронной почте. Получатели смогут просматривать его без редактирования.

Чтобы отправить его, вам необходимо:

• Нажмите «Отправить копию».

• Введите адрес электронной почты пользователя, которому отправляется документ.
• Нажмите «Отправить».

Этот метод позволяет отправить документ нескольким пользователям одновременно, при этом поля «Тема» и «Сообщение» заполняются как обычно.

Отправка файла на подписание

Для того чтобы отправить документ на подпись

• Нажмите на «Request Signature» и «Get Started».

• Откроется программа Adobe Sign. Введите необходимую информацию в поля «Имя» и «Сообщение».
• В разделе «Дополнительные параметры» выберите аутентификацию автора документа или другие параметры, если это необходимо.
• В разделе «Расположение подписи» добавьте поля формы и укажите, где вы хотите разместить ЭЦП.

Когда все формы будут заполнены, нажмите кнопку «Отправить».

Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Вам потребуется установленное программное обеспечение «КриптоПро CSP», сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭЦП. Мы также советуем вам прочитать статью о том, как настроить ваш компьютер.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

1) Откройте нужный файл, в меню «Файл» — «Детали». — «Добавить электронную подпись (crypto-pro)».

2. 2) Выберите нужную ЭП, при необходимости добавьте комментарий и нажмите «Подписать».

3) Если ошибок нет, система показывает окно с успешной подписью.

Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature

(1) Откройте нужный файл, нажмите на Файл, а затем нажмите на Добавить цифровую подпись.

2) Как и в предыдущем варианте, выберите необходимую ЭП, при необходимости добавьте комментарий и нажмите «Подписать».

Если ошибок нет, система выводит сообщение о том, что документ успешно подписан.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

1. откройте нужный PDF-файл, нажмите на панель «Инструменты», а затем выберите вкладку «Сертификаты». Выберите его.

2. нажмите «Цифровая подпись» и выберите область в файле, где должен быть размещен знак подписи.

3: Появится окно выбора цифровой подписи, выберите нужную и нажмите «Продолжить». 4:

4. Откроется окно с предварительным просмотром штампа. Если все правильно, нажмите «Подписать».

5. система сообщит вам, что подпись успешно подписана. Вот и все.

Создание цифровой подписи. Подписание документа PDF

Для того чтобы поставить подпись, вы должны быть владельцем цифрового сертификата. Сертификат может быть получен от различных организаций, выдающих цифровые сертификаты (например, VeriSign), которые выступают в качестве доверенных посредников, гарантирующих подлинность цифровой подписи. ЦС выдают и проверяют подлинность сертификатов, принадлежащих частным лицам или организациям.

В системах Mac и Windows сертификат необходимо сначала скопировать в системное хранилище сертификатов. В Linux сертификат должен быть предварительно импортирован в Digital Certificate Manager

Чтобы создать цифровую подпись:

• Выберите пункт Формы > Подпись в меню Формы или нажмите Подпись
  на панели инструментов. В документе выделите прямоугольную область, в которой будет размещена цифровая подпись.

Теперь вы можете подписать документ, если у вас есть цифровой сертификат.

1. Выберите прямоугольную область подписи в документе. Это можно сделать одним из следующих способов:

• Нажмите Редактировать документ
  на панели инструментов, а затем дважды щелкните прямоугольную область подписи.
• Нажмите кнопку Ручной инструмент
  на панели инструментов, а затем дважды щелкните зону надписи
• Щелкните правой кнопкой мыши зону подписи и выберите Свойства подписи.

Откроется окно Свойства подписи.

2. выберите сертификат, который вы хотите использовать для подписи документа, указав его в раскрывающемся списке Подписать как.

1. Настройте внешний вид подписи.

В окне предварительного просмотра подписи можно увидеть, как будет выглядеть подпись. Вы можете отключить отображение текста, сняв флажок «Показывать текст», или использовать собственный текст или изображение, указав его в соответствующих полях.

1. Укажите обоснование для надписи. Выберите одно из предложенных обоснований или введите свой собственный текст.
2. Нажмите кнопку Подписать, чтобы подписать документ.

На macOS и Windows необходимо разрешить приложению доступ к магазину сертификатов. При создании подписи приложение запросит имя файла и папку. Укажите имя файла, под которым вы хотите сохранить подписанный PDF-документ.

ВАЖНО: Подпишите окончательную версию документа после завершения всех работ по редактированию. Если документ будет изменен после подписания, изменения сделают подпись недействительной.

Как создать и проверить цифровую подпись

Цифровая подпись — это эффективный способ защиты документов от изменений и обеспечения подлинности автора.

Цифровая подпись подтверждает, что подписанный документ не был изменен третьими лицами без согласия автора. Цифровая подпись обычно используется для проверки подлинности содержимого документа. Подпись документа PDF основана на цифровом сертификате, выданном доверенным центром сертификации.

Master PDF Editor позволяет проверять цифровые подписи, а также создавать и подписывать ими PDF-документы.

Примечание: цифровую подпись не следует путать со вставкой инициалов. Если цифровая подпись обеспечивает подлинность и целостность документа и исключает возможность отказа от авторства, то инициалы — это всего лишь «автограф», который информирует читателя об авторстве документа.

Читайте также: Как правильно вставить бумагу в принтер HP, Canon, Epson, Samsung и другие