Как подписать документ PDF электронной подписью

Зачем нужно подписывать документы ЭЦП?

Использование ЭЦП частными лицами и организациями дает возможность организовать электронный документооборот для тех компаний, которые переводят сотрудников на удаленную работу, а также обмен документами с клиентами. Многие контракты могут быть подписаны с использованием ЭЦП, в том числе банковские соглашения и кредитные соглашения. ЭЦП позволяет удаленно подавать отчетные документы в государственные организации. При этом сокращается время обработки документов. Хотя первоначальная проверка подписей и их сбор может занять от нескольких часов до нескольких недель, EDS позволяет сократить время сбора всех подписей до часа или меньше.

Поскольку использование EDS становится все более и более распространенным во всем мире, многие разработчики программного обеспечения создают программы, позволяющие подписывать различные файлы в цифровом формате. При этом выбрать удобную и хорошую программу довольно сложно: среди них есть платная и бесплатная версии, разные программы поддерживают разные форматы файлов, что заставляет пользователей думать и анализировать, какой документ и в каком формате стоит подписать. Также нужно обратить внимание, соответствует ли программа программному обеспечению вашего устройства. Если программа не подходит, придется искать другую, потому что выбранная вами программа вряд ли запустится и запустится без ошибок.

С помощью ViPNet CryptoFile

Программа часто используется для регистрации цифровой подписи, часто используется и подходит для документов в различных форматах и ​​на различных устройствах. Среди форматов, которые можно подписать с помощью этого программного обеспечения, можно выделить следующие:

• Доктор;

<li>XL;

• JPG;
• Xtml;
• Текст;
• Архивы;
• Заявления.

После подписания программа сохраняет файл в формате sig.

Главное преимущество программы в том, что она полностью бесплатна. Не нужно тратить деньги на его загрузку и установку. Чтобы получить его полную версию, вам достаточно зарегистрироваться на сайте разработчика, после чего вы получите код активации. Подпись может быть размещена либо непосредственно в документе, либо в собственном файле, связанном с документом.

Обратной стороной является то, что к каждому файлу можно прикрепить подпись, при этом пользоваться программой очень просто. Чтобы подписать файл, вам нужно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать ViPNet CryptoFile, затем нажать «подписать».

С помощью КриптоАРМ

Программа CryptoARM, по сравнению с предыдущей, имеет отдельный недостаток. Он платный, а это значит, что скачивать его для подписания нескольких документов и затем удалять — не лучшая идея. В то же время он позволяет добавлять к документу множество электронных подписей и поддерживает работу в большинстве стандартных форматов.

Подписать документ тоже очень просто. В меню правой кнопкой мыши необходимо выбрать название программы CryptoARM и нажать кнопку «подписать».

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего нужно подписать документ в формате Word:

• трудовой или трудовой договор,
• обращение в арбитраж,
• вопрос в университете и так далее

Стандартная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создавать подпись, которая придает юридическую ценность электронному документу. Чтобы создать такую ​​подпись в Word или Excel, вам необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую ​​возможность, например, CryptoPro Office Signature.

Это платная программа, пользоваться всеми функциями бесплатно можно только в течение пробного периода. Скачав и установив плагин на свой компьютер, вы можете подписывать документы по следующему алгоритму:

1. В главном меню документа выберите «Инструменты» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
2. В этом окне выберите требуемый сертификат электронной подписи из установленных на вашем компьютере.
3. Используйте его для создания электронной подписи документа: нажмите «Подписать» и введите пароль для контейнера ключей.

На что следует обратить внимание при использовании плагина:

• Алгоритм подписи отличается в разных версиях Word.
• Если вы создаете подпись в одной версии программы и проверяете ее в другой, результат проверки может быть неверным.
• Документ, подписанный КриптоПро Офисной подписью, можно открыть и проверить даже на компьютере, на котором эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Существует отдельная PDF-форма КриптоПро для создания и проверки электронных подписей в Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES.

КриптоПро PDF прикрепляется бесплатно при использовании вместе с Adobe Reader. Остальные программы также имеют пробный период, по истечении которого необходимо приобретать лицензию.

Перед вставкой электронной подписи в документ PDF необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой CryptoPro PDF.

После настройки для подписи выберите в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписать». Программа предложит выбрать необходимую подпись среди установленных и место в документе, где подпись будет находиться. После этого вы можете завершить подписание документа.

Как подписать документ PDF электронной подписью

Если на документе должна быть видимая часть подписи, она должна быть подписана определенным образом. Для этого вам необходимо установить на свой компьютер программу КриптоПро PDF. Вы можете использовать эту программу бесплатно в течение 90 дней с момента загрузки, после чего вам необходимо приобрести лицензию. Эту программу можно использовать вместе с программным обеспечением Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

Прежде чем использовать КриптоПро для подписи документов, его необходимо настроить. Для этого зайдите в меню «Правка» вьювера и отредактируйте файлы, выберите раздел «Настройки», в котором войдите в категорию «Подписи», затем — «Создать и оформить». Далее в графе «Метод подписи» нужно установить «Crypto Pro».

Чтобы подписать документ, вам необходимо открыть его в программе, после чего в правой панели выбрать раздел «заполнить и подписать».

Эта надпись появится в верхней панели, при нажатии на нее нужно открыть выпадающее меню и выбрать «Дополнительные инструменты». Далее вам нужно выбрать «Сертификаты», затем «Применить цифровую подпись», затем выбрать место на странице документа, где вы хотите подписать. Затем нужно нажать «Сертификат», «Ок», «Подпись». На документе появится цифровая подпись. Если вам нужно несколько, они размещаются одинаково.

Как поставить ЭП стандартными средствами Word

Все версии этой программы имеют возможность вставлять электронную подпись, но их расположение будет отличаться в зависимости от версии Word. Самое сложное будет для пользователя версии 2003. Для установки электронной подписи необходимо открыть системное подменю в разделе «Сервис» и во вкладке «Параметры».

Далее вам нужно перейти в блок «Безопасность» и нажать на опцию «Цифровые подписи». После его ввода программа отправит запрос пароля. Word автоматически добавит его в базу данных и вставит в ваш документ.

Другие версии Word, начиная с 2007 года, имеют более удобный и интуитивно понятный интерфейс. Поэтому процесс подписания еще проще:

1. Поместите курсор в созданную ячейку.
2. Затем вам нужно перейти в раздел «Макет».
3. В поле поиска введите «Подготовка».
4. Из найденных вариантов выберите «Добавить цифровую подпись».
5. После всех действий следует подтвердить внесенные изменения и сохранить документ.
6. Для сертификата можно будет выбрать один из двух вариантов. Обязательно — электронная подпись.

Ссылка! Документ считается подписанным, но электронная подпись в его копии не включается. Это преимущество, потому что это гарантия того, что акт не может быть использован посторонними лицами. Кроме того, любые изменения и дополнения автоматически отменяют действие электронной подписи.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Для подписи документов любого формата (* rar, * .jpeg и * .png, *. Ppt, видео, базы данных и т.д.) вы можете установить на свой компьютер специальную программу, например CryptoARM.

У программы есть несколько версий, которые различаются по функциональности. Базовую версию CryptoARM Start с минимумом функционала можно использовать бесплатно. Все платные версии имеют пробный период, в течение которого будут доступны все функции. По истечении этого периода вам необходимо будет приобрести лицензию, чтобы продолжить использование этой версии.

Вы можете подписать документ из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписи различается в зависимости от этих параметров, но в любом случае выберите пункт «Подпись» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов для подписи: вы можете подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: прикрепленная или отдельная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором она будет создана в отдельном файле с расширением * .sig.
• Свидетельство, которым подписывается документ.

Что нужно учитывать при использовании программы:

• В бесплатной версии можно установить только базовый CEP (без проверки подписи документа и статуса сертификата). Но вы также можете проверить улучшенную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Тарифы и цены

Получите неограниченный доступ к инструменту электронной подписи для группы или бизнеса, начиная с 7 долларов США за пользователя в месяц.

Заказать электронную подпись

Еще не решил? Напишите нам и мы ответим на ваши вопросы!

Отправить Отправляя заявку, я даю согласие на обработку персональных данных. Защита от спама reCAPTCHA Конфиденциальность и Условия использования

Как отправить файл

После подписания файл может быть отправлен другим пользователям. Для этого нажмите «Далее» на панели «Заполнить и подписать»‎.

Отправка возможна несколькими способами:

• ссылка на подписанный документ;
• копию файла отдельным письмом;
• оригинал документа (на подпись).

Последовательность шагов для отправки зависит от выбранного метода.

Отправка ссылкой на документ

Ссылка отправляется получателям для подписанной и заполненной копии файла PDF, которую нельзя редактировать. Заверенная копия Adobe Sign. Для отправки вам необходимо нажать «Получить ссылку» и «Создать ссылку»‎.

Отправить ссылку можно несколькими способами:

• нажмите «Копировать ссылку» и отправьте ее по электронной почте;
• нажмите «Прикрепить ссылку к письму». В этом случае письмо будет создано из используемого почтового ящика, а темой сообщения будет имя документа.

Пользователю достаточно добавить адреса получателей и нажать «Отправить»‎.

Отправка копии в отдельном сообщении

Копия документа только для чтения отправляется только по электронной почте. Получатели смогут просматривать без редактирования.

Для отправки необходимо:

• Нажмите «Отправить копию»‎.

• Введите адрес электронной почты пользователя, которому отправлен документ.
• Щелкните «Отправить»‎.

Таким образом можно отправить документ нескольким пользователям одновременно, а поля «Тема» и «Сообщение» будут заполнены как обычно.

Отправка файла на подписание

Чтобы отправить документ на подпись, вам необходимо:

• Нажмите «Запросить подпись» и «Начать»‎.

• Откроется Adobe Sign. Необходимая информация указывается в полях «Имя» и «Сообщение.
• В разделе «Дополнительные параметры» выберите при необходимости аутентификацию автора документа или другие параметры.
• В разделе «Место для подписи» добавьте поля формы и укажите место, где должна быть размещена электронная подпись.

После того, как вы заполнили все формы, вам нужно нажать «Отправить»‎.

Безопасная электронная подпись

• Создайте свою электронную подпись

После загрузки документа вы можете нарисовать новую подпись с помощью сенсорной панели или мыши. Кроме того, вы можете загрузить или сфотографировать свою подпись с помощью камеры вашего устройства.

• Цифровые подписи для пользователей Pro

Пользователи Pro могут использовать свои собственные или требуемые цифровые подписи. Цифровые подписи сохраняются, чтобы ускорить процесс подписания.

• легче подписывать документы

Smallpdf — лучшее бесплатное приложение для цифровой подписи. Загрузите свой документ, создайте свою подпись и подпишите документ менее чем за минуту.

• Безопасность подписи в Интернете

Все соединения и передачи файлов защищены 256-битным шифрованием TLS. Такой уровень безопасности военного уровня обеспечивает конфиденциальность документов и электронных подписей.

• Работает на всех операционных системах

Smallpdf eSign работает во всех интернет-браузерах на любом устройстве, включая Windows, Mac или Linux. Для вашей безопасности мы удаляем файлы, загруженные на наши серверы, через час.

• Электронная подпись в облаке

Весь процесс электронной подписи происходит на наших серверах и не потребляет ресурсы вашего компьютера или электронного устройства. Не требуется установка приложений или программного обеспечения!

Специальные программы

Программное обеспечение CryptoARM и ViPNet CryptoFile позволяет быстро подписывать и отправлять файлы pdf. Услуги различаются по функциям и установке, но просты и понятны в использовании.

КриптоАРМ

Универсальная программа предназначена для шифрования и дешифрования информации, проверки электронных ключей, работы с поставщиками шифрования с использованием алгоритмов, соответствующих требованиям ФСБ. Первоначальная версия, в которой могут быть проверены документы PDF, Word и Excel, предоставляется бесплатно.

В стандартном и базовом вариантах за отдельную плату есть:

• возможность сформировать электронную подпись, проверить ее правильность;
• шифрование и дешифрование файлов произвольных форматов;
• поддержка расширенных форм подписи и других опций.

CryptoARM — это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

Пристрелка с помощью программы осуществляется в последовательности:

1. Войдите в программу, выберите в меню пункт «Подпись.
2. Прочитайте инструкции.
3. Выберите файл, с которым собираетесь работать (размер — до 100 МБ).
4. Оставьте кодировку файла или измените в соответствии с вашими личными потребностями.
5. Выберите ES (отдельный или прикрепленный), добавьте свойства, при необходимости прокомментируйте.
6. Отметьте соответствующий сертификат.
7. Сохраните профиль, если вам нужно создать шаблон для подписи нескольких документов одного типа.
8. Нажмите «Готово» и получите уведомление о выполненной операции.

ViPNet CryptoFile

Бесплатное программное обеспечение позволяет подписывать архивы, вставлять ЭЦП в изображения, таблицы, партнерские соглашения, текстовые файлы. Недостатком ViPNet является возможность добавления только одной электронной печати.

Работа с титулами ведется по следующему плану:

• найти нужный документ в основном списке;
• щелкните правой кнопкой мыши, чтобы отобразить меню, и выберите опцию «Подписать»;
• получить на выходе файл с автоподписанной подписью и расширением .sig.

ViPNet CryptoFile — это программа для защиты файлов и их безопасной передачи через Интернет.

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Вы можете подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальные программы, например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

это бесплатная программа, которая позволяет создавать и проверять электронную подпись, шифровать и расшифровывать электронный файл. Вы можете подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Вы можете создать подпись документа от двух или более человек.

Вы можете работать в программе после регистрации и автоматической установки программного обеспечения для криптографических операций на свой компьютер. Программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, вам необходимо:

1. Загрузите подписываемый документ в сервис. Вы можете подписать файл любого формата размером до 100 МБ.
2. Выберите сертификат, установленный на вашем компьютере, который будет использоваться для подписи документа. Подписать документ в Kontur Crypto можно с помощью сертификата, выданного любым центром сертификации.
3. Создайте файл подписи. После нажатия на кнопку «Подписать» сервис создаст папку с исходным документом и подписью с таким же именем и авторизацией ..sig. Папка сохранит файл и его подпись на сервере. Эти документы можно загрузить на компьютер пользователя.
4. Отправьте документ получателю. Вы можете отправить файл и подпись к нему прямо из сервиса. Получатель получит ссылку на документ, сохраненный в Outline.Crypto. Вы также можете скачать пакет документов на свой компьютер (оригинал документа, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить его через любую почтовую программу.

Что следует учитывать при использовании Contour.Crypto:

• У сервиса есть ограничение на вес документа: вы можете подписать документ размером до 100 МБ.
• В сервисе можно создать только отдельную подпись.
• Структура: криптовалюта работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, работающей с отдельными электронными подписями.

Подписывайте любой PDF файл

С помощью электронной подписи Smallpdf вы можете создавать подписи и инициалы, подписывать документы электронным способом и приглашать других подписаться.

Безопасные и согласующиеся электронные подписи

Создавайте и запрашивайте безопасные и надежные электронные подписи в соответствии с ISO 27001 и юридическим стандартом eIDAS для простых электронных подписей (SES).

Пригласите других подписаться

Используйте инструмент электронной подписи, чтобы запросить электронную подпись у 100 человек. Кроме того, вы можете показать им, где именно им нужно подписать.

Создайте свою электронную подпись

Просто нарисуйте свою подпись с помощью мыши или тачпада. Вы также можете загрузить изображение своей подписи или просто сделать снимок с помощью камеры вашего устройства.

Читайте также: Дюза: что это такое в принтере (Epson, Canon, HP), проверка , тест